Số hóa dữ liệu là quá trình quan trọng trong các lĩnh vực như khoa học dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (ML), và các lĩnh vực liên quan đến xử lý số liệu. Tìm kiếm từ khóa “văn phòng không giấy”, “chuyển đổi số” và “số hóa tài liệu” trên công cụ tìm kiếm Google, người ta sẽ có nhiều kết quả bài viết về số hóa tài liệu. Số lượng các kết quả được Google trả về cho thấy tầm quan trọng của số hóa (digitalization) đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tại sao cần chuyển dữ liệu giấy thành dữ liệu điện tử?

Trong thời đại Công nghiệp 4.0, việc ứng dụng CNTT vào số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu hiện đại là giải pháp được các tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn để đẩy mạnh cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân được nhanh hơn, tốt hơn, mang lại hiệu quả nhiều hơn cho các bên. Cụ thể ở đây là việc cần thiết phải biến các kho vật lý lưu trữ hồ sơ bụi bặm và tốn chỗ kia – thành một cái “kho ảo”, là cơ sở dữ liệu hiện đại, đồng bộ với dung lượng lớn, lưu trữ thông minh, quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin.

Sau đây là những lý do cấp thiết cho thấy sự cần thiết của việc chuyển đổi này, kèm theo các số liệu thứ cấp minh chứng:

Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc:

Tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng:Dữ liệu điện tử có thể được tìm kiếm và truy xuất dễ dàng, nhanh chóng thông qua các từ khóa, bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy tờ.Theo Abbyy, một công ty chuyên về nhận dạng ký tự quang học và ngôn ngữ tự nhiên, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình.

Dễ dàng chia sẻ và khai thác thuận tiện: Dữ liệu điện tử có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, mạng nội bộ, đám mây,… giúp cho việc tương tác và trao đổi thông tin giữa các cá nhân, phòng ban, tổ chức trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.Theo McKinsey, việc sử dụng hiệu quả các công cụ trên mạng máy tính có thể nâng cao năng suất của nhân viên lên 20-25%.

Tự động hóa quy trình là xu hướng tất yếu: Dữ liệu điện tử là nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ tự động hóa vào các quy trình nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu thao tác thủ công, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. PwC ước tính rằng có thể tự động hóa tới 45% hoạt động của con người.

Tiết kiệm chi phí:

Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản: Số hóa dữ liệu giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy, từ đó tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, chi phí thuê kho bãi lưu trữ và vận chuyển tài liệu.Theo Forbes, một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm và các tập đoàn Mỹ đang lãng phí một khoản tiền khổng lồ, lên tới 120 tỷ USD mỗi năm, chỉ cho việc in ấn các biểu mẫu. Điều đáng chú ý là phần lớn số biểu mẫu này, sau 3 tháng sẽ trở nên lỗi thời và không còn giá trị sử dụng. Con số này cho thấy sự lãng phí tài nguyên và kém hiệu quả trong việc sử dụng giấy tờ tại các doanh nghiệp Mỹ, đồng thời nhấn mạnh tiềm năng to lớn của việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.

Nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ: Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ khai thác,gia tăng đối tượng được tiếp cận, không phụ thuộc vào ranh giới địa lý. 

Số hóa hồ sơ hiệu quả với hệ thốngVNPT eDiG

Nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT là một giải pháp hữu hiệu, với nhiều lợi ích đem lại như: Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu; Giúp việc lưu trữ, truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi; Khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; Có bản sao dự phòng các rủi ro xảy ra; Khắc phục sự xuống cấp của các tài liệu gốc; Bảo đảm an ninh và toàn vẹn của dữ liệu.

VNPT eDiG là hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho cơ sở dữ liệu của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng.

Sử dụng mô hình điện toán đám mây, VNPT eDiG có thể đáp ứng trên diện rộng cho các khách hàng lớn, có thể lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ – kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định. Hệ thống hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng.

VNPT eDiG được phát triển tuân thủ quy trình sản xuất phần mềm được xây dựng theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9001:2022 và tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO 27001:2015.

Với công nghệ hiện đại tiên tiến và nhiều tiện ích thiết thực đó, giải pháp VNPT eDiG đã nhận được các giải thưởng như Sao Khuê 2020, Top Công nghệ 4.0 năm 2023 về lĩnh vực Dịch vụ chuyển đổi số.

T.T.V.

Nguồn do VNPT cung cấp