Những diễn biến bất ngờ trong năm nay đã mang đến cho mọi người nhiều cảm xúc về công nghệ. Hồi tháng 3-2020, do tình hình phức tạp của dịch bệnh (COVID-19), chúng ta bắt buộc phải thay đổi cách thức làm việc. Nhưng rồi những gì mọi người trải qua là sự mệt mỏi qua các cuộc họp video trực tuyến, mất kết nối và không được tiếp xúc trực tiếp với bất kỳ ai, một nhu cầu quan trọng đối với mọi cá nhân và tập thể.

Với những kinh nghiệm về công nghệ sẵn có, Dell Technologies đã tiến hành một nghiên cứu từ đầu năm 2020, lúc công việc vẫn diễn ra bình thường tại văn phòng. Nghiên cứu đầu tiên có tên “Brain on Tech” của chúng tôi đã cho thấy được mối liên hệ giữa công nghệ, hiệu suất làm việc và cảm xúc của chúng ta.

Vậy làm cách nào để đo lường sức ảnh hưởng của công nghệ lên con người? Câu trả lời là bằng công nghệ. Thí nghiệm ứng dụng khoa học thần kinh lần đầu tiên của Dell sử dụng tai nghe cảm biến để theo dõi sóng não của người tham gia. Bằng việc theo dõi hoạt động và phản ứng theo các tình huống cụ thể, chúng tôi có thể đo lường được mức độ ảnh hưởng của công nghệ đến khả năng làm việc và sức khỏe tổng thể của chúng ta.

Các thông tin chi tiết từ nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp có thể hành động ngay để giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hay nói cụ thể hơn là làm việc vui vẻ và năng suất hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng kiệt sức.

Từ việc lên kế hoạch tiếp nhận công việc cho nhân viên mới với Phòng Nhân sự (HR), cho đến việc Phòng Công nghệ thông tin (IT) giải quyết những tình huống cấp bách – khách hàng của chúng tôi nỗ lực để mang đến trải nghiệm phù hợp cho nhân viên, vì vậy chúng tôi muốn hỗ trợ và đồng hành cùng họ trong hành trình này.

Hiệu quả trong Công việc

Hiện nay, các nhân viên đang làm việc ở nhiều môi trường khác nhau, với những trải nghiệm và các quy trình khác nhau, tùy theo vị trí địa lý và kết nối. Trong những tình huống này, sự thiếu hụt công nghệ có thể nhanh chóng làm gia tăng căng thẳng, nhất là khi họ không được tiếp cận trực tiếp với CNTT một cách dễ dàng. Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng:

• Sử dụng công nghệ phức tạp làm người sử dụng căng thẳng hơn gấp bội so với việc sử dụng một công nghệ tốt, phù hợp để hoàn thành công việc tương ứng. Mức độ gia tăng căng thẳng thậm chí còn cao hơn việc yêu cầu một người hát một bài hát lạ lẫm giữa chốn đông người trong khi họ chưa sẵn sàng.
• Ngoài ra, nghiên cứu còn phát hiện ra rằng những người tham gia khảo sát giải tỏa căng thẳng đáng kể khi được sử dụng những công nghệ hiệu quả hơn.

Nghiên cứu cho ta thấy rõ ràng những công nghệ tốt sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, nhưng khi đưa ra những quyết định về công nghệ, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề nhức nhối đối với nhân viên. Có thể kể đến như thay đổi mật khẩu, khóa hệ thống và kết nối mạng. Hợp nhất trải nghiệm người dùng cuối có thể giải quyết vấn đề này. Báo cáo và quản trị tập trung trên nhiều thiết bị – thuộc sở hữu của tập đoàn và người dùng – cũng là một lựa chọn.

Tại Dell, chúng tôi giải quyết vấn đề bằng cách cung cấp các giải pháp phù hợp với những hệ sinh thái hỗn hợp (mixed ecosystems), mang đến khả năng bảo mật và hiệu quả cao trong công việc cho dù làm việc ở bất kỳ đâu. Hướng tiếp cận CNTT lấy nhân viên làm trọng tâm (employee-centric IT) của chúng tôi bắt đầu với Dịch vụ Tư vấn Workforce Persona Consulting Services, nơi chúng tôi mang đến cho nhân viên những thiết bị dễ sử dụng, thiết bị ngoại vi, các ứng dụng và những trải nghiệm phù hợp nhất với vai trò và phong cách làm việc của họ. Thông qua giải pháp Unified Workspace (Hợp nhất không gian làm việc) của Dell Technologies, Giám đốc CNTT có thể triển khai, bảo mật, quản lý và hỗ trợ các thiết bị kể trên bất kể nhân viên làm việc ở đâu. Chúng tôi có thể giao các thiết bị và phần cứng mới đến cửa nhà của nhân viên, cung cấp cho họ một trải nghiệm công nghệ xuyên suốt (seamless technology experience) trước khi họ khởi động.

Ngay cả những trải nghiệm nhỏ nhất cũng rất quan trọng

Việc ứng dụng công nghệ ít hay nhiều cũng có những ảnh hưởng khác đến cảm xúc của nhân viên.

Trong Brain on Tech, chúng tôi đã nghiên cứu trải nghiệm đăng nhập bằng mật khẩu để đánh giá sự ảnh hưởng của một vấn đề phổ biến “Tôi không thể đăng nhập và làm việc được”. Và đây là kết quả chúng tôi thu được:

• Thất bại trong việc điền mật khẩu để truy cập máy tính dưới áp lực thời gian làm tăng căng thẳng lên đến 31% trong vòng 5 giây. Sự căng thẳng này còn ảnh hưởng đến những công việc sau đó, làm giảm hiệu suất của nhân viên, khiến họ không thể bình tĩnh.

Vậy làm sao để mật khẩu trở nên đơn giản hơn? Để bảo đảm nhân viên có những trải nghiệm liền mạch và dễ dàng khi đăng nhập, Dell đã tạo ra Express Sign-in (Đăng nhập nhanh), một tính năng sử dụng công nghệ sinh trắc học sẽ khóa thiết bị khi bạn rời khỏi máy và lập tức tự động mở khóa khi bạn quay trở lại. Kết hợp tính năng đó với truy cập theo ngữ cảnh và đơn giản hóa việc thay đổi mật khẩu thông qua Dell Technologies Unified Workspace sẽ giúp cho trải nghiệm của nhân viên trở nên thân thiện hơn rất nhiều.

Giữ sự tươi mới để bảo đảm hiệu năng tốt nhất

Những người làm CNTT có một chủ đề đã bàn luận từ rất lâu, đó là Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). Chúng ta đều biết rằng hiện nay việc tăng cường khả năng quản lý và bảo mật giúp phòng CNTT có thể làm mới phần cứng thường xuyên hơn; nhưng chúng ta sẽ định lượng năng suất và sự hạnh phúc của nhân viên bằng cách nào?

Các doanh nghiệp đầu tư và cung cấp các công nghệ tốt đến lực lượng lao động có thể gặt hái được những lợi ích để gia tăng lợi thế cạnh tranh. Sự kết hợp giữa năng suất và hạnh phúc có thể đơm hoa kết trái khi công nghệ đủ tốt. Nghiên cứu của Brain on Tech cho thấy:

• Hãy cẩn thận với bảo mật: Ngoài những ảnh hưởng đến nhân viên, công nghệ lỗi thời có thể dễ dàng trở thành mục tiêu của những cuộc tấn công mạng. Chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp hãy tránh việc kéo dài thời gian sử dụng công nghệ (cả phần mềm và phần cứng) quá vòng đời 3 năm để bắt kịp với những thay đổi qua các thiết bị nhanh và bảo mật hơn. Các doanh nghiệp cũng có thể chống lại các cuộc tấn công tấn công ngầm ở cấp độ BIOS với Dell SafeBIOS.

Thông minh hơn: “WOW, tôi đã không nghĩ rằng mình cần đến nó.”

Bạn có muốn mang nhiều lựa chọn hơn đến cho các nhân viên, hay bạn muốn giải quyết các vấn đề mà họ không nghĩ rằng có thể xử lý được? Trong thế giới đa nhiệm (multitasking world) ngày nay, các mẫu máy tính cá nhân được cài đăt rất nhiều ứng dụng và phần mềm có thể giúp người dùng thực hiện ba công việc (triple-task) cùng một lúc như trả lời email, hoàn thành dự án và giao tiếp với đồng nghiệp cũng như khách hàng. Những vấn đề phát sinh trong một luồng công việc sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất và thái độ của nhân viên.

Có bao giờ bạn cuống lên vì mất một tập tin quan trọng? Ý nghĩ mất đi thành quả làm việc khiến nhịp tim của tôi tăng khi gõ phím. Nhưng chuyện đó là có thật, thông qua những con số mà Brain on Tech của chúng tôi đo lường được. Thí dụ, việc mất dữ liệu bảng tính khiến mức độ căng thẳng của nhân viên tăng 17% chỉ trong 8 giây.

Để khắc phục vấn đề phổ biến trong việc cân bằng hiệu năng của ứng dụng và thiết bị, Dell đã tích hợp Dell Optimizer, một phần mềm tối ưu hóa bằng trí tuệ nhân tạo (AI) để học và phản hồi theo cách nhân viên làm việc. Dell Optimizer được thiết kế để tự động cải thiện hiệu năng của ứng dụng, thời lượng pin và điều chỉnh âm thanh tự động để mang đến cho người dùng trải nghiệm liền mạch nhất.

Và tiếp tục trong việc tự động hóa để cải thiện công nghệ tốt hơn, Dell cũng có SupportAssist, một công nghệ hỗ trợ tự động và tiên đoán dựa trên AI. SupportAssist có thể theo dõi và sửa chữa thiết bị của bạn. Nếu phát hiện vấn đề, phần mềm sẽ chủ động thông báo đến bạn và Dell để có thể bắt đầu quá trình xử lý.

Mỗi ngày chúng tôi đều tập trung vào việc cung cấp công nghệ đến cho nhân loại, và nghiên cứu Brain on Tech của chúng tôi mang đến cho chúng ta một cách nhìn khác về lợi ích trong việc cải thiện trải nghiệm cho doanh nghiệp và nhân viên của bạn. Đối với Dell, chúng tôi sẽ tiếp tục tăng cường nghiên cứu để mang đến những trải nghiệm và những đổi mới về công nghệm, những điều vô cùng quan trọng tại thời điểm hiện nay.

Xin mời xem video:

CILE MONTGOMERY

+ Bản tiếng Việt do Dell cung cấp. Bản gốc: Creating Human-Centered Technology Experiences to Boost Productivity